Każdy przyjazd gościa zagranicznego do jednostki Uniwersytetu w Białymstoku powinien być zgłoszony przez daną jednostkę do Działu Współpracy Międzynarodowej, co szczegółowo określa Regulamin przyjmowania, finansowania i rozliczania kosztów pobytu gości zagranicznych w Uniwersytecie w Białymstoku.
Wszystkie przyjazdy realizowane w ramach obowiązujących projektów oraz umów międzynarodowych podpisanych przez Uniwersytet w Białymstoku z zagranicznymi uczelniami wchodzą w skład sprawozdania w systemie POL-on.
Procedura zgłoszenia Gościa zagranicznego:
- Wypełnienie Wniosku, umieszczonego poniżej, ze wskazaniem istotnych informacji, takich jak, np. imię i nazwisko gościa, jednostka macierzysta gościa, imię i nazwisko opiekuna naukowego gościa.
- W przypadku finansowania przez jednostkę zapraszającą kosztów związanych z przyjazdem i/lub pobytem gościa, konieczne jest wskazanie źródła płatności z akceptacją osoby odpowiedzialnej za wydatki ze wskazanego źródła.
- Rozliczenie kosztów pobytu Gościa zagranicznego odbywa się poprzez uzupełnienie wymaganych dokumentów, umieszczonych poniżej i dostarczenie ich do Działu Finansowego nie później niż 14 dni od daty wyjazdu gościa zagranicznego.
- Klauzula RODO
Dokumenty związane z pobytem gościa zagranicznego:
- Zgłoszenie gościa zagranicznego pdf / word
- Klauzula RODO / word
- Pokwitowanie odbioru diet pdf / word
Procedura wystawiania wszelkich zaliczek na poczet przyjazdu gości zagranicznych uregulowana jest Zarządzeniem nr 54 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 30 czerwca 2020 r. w sprawie Instrukcji obiegu dokumentów księgowych Uniwersytetu w Białymstoku
